Powrót

Regulamin udzielania zamówień publicznych

REGULAMIN
UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
przez
Zarząd Dróg Miejskich i Komunikacji Publicznej w Bydgoszczy
Postanowienia ogólne
§ 1.
Regulamin określa zasady udzielania zamówień publicznych przez komórki organizacyjne Zarządu Dróg Miejskich i Komunikacji Publicznej (ZDMiKP) w Bydgoszczy.
Definicje
§ 2.
1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1.1. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych oraz akty wykonawcze wydane na jej podstawie
1.2. Zamawiającym – należy przez to rozumieć Zarząd Dróg Miejskich i Komunikacji Publicznej w Bydgoszczy;
1.3. Dyrektorze – należy przez to rozumieć Kierownika Jednostki (Dyrektora Naczelnego), a także pracowników, których Dyrektor pisemnie upoważnił do wykonywania zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego czynności związanych z        przeprowadzeniem postępowaniem o udzielenie zamówienia;
1.4. komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć Wydział oraz samodzielne stanowiska, zatwierdzone w strukturze organizacyjnej ZDMiKP;
1.5. Naczelniku – należy przez to rozumieć osobę nadzorującą pracę komórki organizacyjnej;
1.6. Komisji – należy przez to rozumieć komisję przetargową powołaną przez Dyrektora lub osobę wyznaczoną przez Dyrektora do przygotowania lub przygotowania i prowadzenia postępowania;
1.7. dokumentacji – należy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ), zaproszenie do negocjacji, zaproszenie do składania ofert wymagane odpowiednio dla trybu udzielenia zamówienia.
2. Pozostałe terminy użyte w niniejszym regulaminie należy interpretować zgodnie z postanowieniami ustawy oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

§ 3.

Regulaminu nie stosuje się do zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane udzielane przez Zamawiającego, w przypadkach wyłączenia stosowania przepisów określonych w art. 4 ustawy.

Zasada planowości
§ 4.
1. Zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane dokonywane są przez Zamawiającego w oparciu o zatwierdzony na dany rok kalendarzowy plan zamówień publicznych.
2. Naczelnicy, każdy w zakresie zadań którymi kieruje, zobowiązani są do przygotowania w terminie do 15 grudnia każdego roku, informacji o planowanych zamówieniach na rok następny, w oparciu o przewidywane środki finansowe oraz na podstawie wielkości zamówień realizowanych w roku poprzednim.
3. Informację o planowanych zamówieniach, o której mowa w ust. 2 sporządza się zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik Nr 1 do Regulaminu. Wykaz powinien zawierać wszystkie planowane wydatki, także o wartości poniżej 14 000 euro.
4. Na podstawie informacji o planowanych zamówieniach, o której mowa w ust. 2, Wydział Zamówień Publicznych, opracowuje plan zamówień publicznych dla Zamawiającego zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik Nr 2 do Regulaminu.
5. Plan zamówień, o którym mowa w ust. 4, zatwierdza Dyrektor.
6. Po przyznaniu funduszy na dany rok kalendarzowy, oraz w sytuacji zmiany wysokości planowanych środków, czy też innej zmiany prowadzącej do zmiany przedmiotu zamówienia, plan będzie uaktualniany na podstawie pisemnej informacji o zmianach zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik Nr 3 do Regulaminu - przekazywanej niezwłocznie do Wydziału Zamówień Publicznych przez Naczelnika komórki odpowiedzialnej za realizację planowanego zamówienia.
7. Zmiany, o których mowa w ust. 6 wprowadzane do planu zamówień publicznych wymagają zatwierdzenia przez Dyrektora.
8. Wydział Zamówień Publicznych na bieżąco sporządza sprawozdanie
z realizacji planu zamówień publicznych zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik Nr 4 do Regulaminu.
9. Zamawiający może przekazać Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach zgodnie z zasadami opisanymi w art. 13 ustawy.
Szacowanie wartości zamówienia
§ 5.
1. Wartością zamówienia jest całkowite, szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy netto, ustalone z należytą starannością.
2. Podstawą obliczania wartości zamówienia na dostawy i usługi jest łączna wartość dostaw i usług tego samego rodzaju planowanych do udzielenia przez Zamawiającego, a w przypadku dostaw i usług powtarzających się okresowo, wartość ustalana jest zgodnie z art. 34 ustawy.
3. Dostawami i usługami tego samego rodzaju są dostawy produktów lub usługi przeznaczone do identycznego lub podobnego użytku normalnie dostępne u jednego rodzaju wykonawców, uwzględniając ich potencjał i standardową ofertę.
4. Zakres i wartość usług bezpośrednio związanych z robotami budowlanymi, w szczególności polegających na wykonaniu dokumentacji projektowej, promocji lub nadzorze inwestorskim, można określać oddzielnie dla każdej roboty budowlanej lub zadania. Jeżeli są one ujęte w wieloletnim planie inwestycyjnym, wartością zamówienia jest całkowita wartość tych usług.
5. W roku budżetowym nie dopuszcza się dzielenia ilości zamawianych dostaw
i usług na części w celu uniknięcia stosowania ustawy.
6. W przypadku zamówień na dostawy lub usługi, dla których Zamawiający planuje zawarcie umowy na okres dłuższy niż jeden rok – ustalenie wartości zamówienia następuje przez ustalenie łącznej wartości zamówienia, tj. przez zwielokrotnienie wartości o liczbę lat, na które zawierana ma być umowa, uwzględniając średnioroczny wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych.
7. Podstawą określania zakresu i wartości zamówienia na roboty budowlane może być:
1) obiekt budowlany – w takim przypadku należy agregować wszystkie roboty budowlane planowane do realizacji na obiekcie budowlanym, przy czym w przypadku liniowych obiektów budowlanych można odrębnie traktować roboty wykonywane na odcinkach stanowiących odrębne części funkcjonalne obiektu;
2) rodzaj robót (roboty budowlane o charakterze utrzymaniowym) – w takim przypadku należy agregować roboty określonego rodzaju występujące na wszystkich obiektach budowlanych, będących w zarządzie Zamawiającego.
8. Wybór jednej z metod, określonych w ust. 7 pkt. 1) i 2), nie może być dokonany w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy.
9. Podstawą obliczania wartości zamówienia na roboty budowlane, ujęte w wieloletnim planie inwestycyjnym, jest całkowita wartość tych robót, a w przypadku pozostałych robót – wartość tych robót planowanych do wykonania w danym roku budżetowym lub w okresie realizacji zamówienia, jeżeli jest on dłuższy niż 12 miesięcy.
10. Jeżeli przewiduje się udzielenie zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części.
11. Wartość zamówienia ustala się na podstawie dostępnych (publikowanych) cenników, oszacowania, badania rynku, a w odniesieniu do robót budowlanych na podstawie kosztorysu inwestorskiego lub planowanych kosztów określonych w programie funkcjonalno – użytkowym.
Organizacja procesu udzielania zamówień
§ 6.
1. Postępowanie pod względem merytorycznym przygotowywane jest przez komórkę organizacyjną odpowiedzialną za powierzone mu do wykonania lub związane z jego działaniem zadania.
2. Komórką powołaną do prowadzenia wszystkich rodzajów postępowań jest Wydział Zamówień Publicznych.
3. Czynności zastrzeżone ustawą dla kierownika jednostki wykonuje Dyrektor lub upoważniony przez Dyrektora pracownik Zamawiającego.
Przygotowanie i prowadzenie postępowania
§ 7.
1. Przygotowanie postępowania pod względem merytorycznym przez właściwą komórkę organizacyjną polega na:
1) opracowaniu szczegółowego opisu i zakresu przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem wymogów w zakresie cech jakościowych, warunków wykonania zamówienia, terminów i szczególnych wymagań jednostki zamawiającej, związanych z przedmiotem zamówienia;
2) ustaleniu wartości zamówienia (np. kosztorys inwestorski, analiza cen rynkowych ), w przypadku robót budowlanych kosztorys inwestorski przygotowywany będzie przy współpracy kosztorysanta z Wydziału NH,
3) przedstawieniu propozycji opisu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu,
4) przedstawieniu propozycji opisu kryteriów oceny ofert wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów ,
5) wypełnieniu wniosku o skierowanie sprawy udzielenia zamówienia publicznego do Komisji na druku stanowiącym załącznik Nr 5 do Regulaminu.
6) przedłożeniu do podpisu wniosku Głównemu Księgowemu, celem potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych dla realizacji przyszłej umowy;
7) przedłożeniu do podpisu wniosku Zastępcy Dyrektora nadzorującego pracę wnioskowanej komórki organizacyjnej celem zatwierdzenia warunków realizacji zamówienia (w tym: opisu przedmiotu zamówienia, przedmiarów, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót, dokumentacji projektowych, programów funkcjonalno-użytkowych, terminów);
8) przedłożeniu do podpisu wniosku Dyrektorowi celem ostatecznego zatwierdzenia warunków realizacji zamówienia,
9) złożeniu kompletnego podpisanego wniosku do Wydziału Zamówień Publicznych.
2. Komórka organizacyjna Zamawiającego, opisująca i realizująca przedmiot zamówienia odpowiada za kompletność i poprawność dokumentów niezbędnych do wszczęcia postępowania i realizacji umowy, w przypadku robót budowlanych do przekazania terenu budowy (np. dokumentację projektową, specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót budowlanych, pozwolenie na budowę, zgłoszenie, uzgodnienia, inne dokumenty) i jest w ich posiadaniu.
3. Kontroli wniosku pod względem poprawności i kompletności załączonych do niego dokumentów dokonuje osoba akceptująca wniosek.
4. Wydział Zamówień Publicznych rejestruje wniosek o którym mowa w ust. 1 pkt. 5) w rejestrze wniosków o skierowanie sprawy udzielenia zamówienia publicznego do Komisji przetargowej zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik Nr 6 do Regulaminu.
5. Dyrektor powierza przygotowanie i prowadzenie postępowania Komisji, która ma charakter doraźny czyli jest powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań.
6. Dyrektor powołuje Komisję poprzez wydanie decyzji o jej powołaniu na druku stanowiącym załącznik Nr 7 i Nr 7a do Regulaminu.
7. Tryb pracy Komisji określa Regulamin pracy Komisji przetargowej, stanowiący załącznik Nr 8 do Regulaminu.
8. Komisje powoływane są w trybie art. 19 ustawy.
9. W przypadku, gdy przygotowanie i prowadzenie postępowania wymaga wiadomości specjalnych Dyrektor może, na wniosek Komisji, zlecić wykonanie określonych czynności biegłemu - wzór wniosku stanowi załącznik Nr 9 do Regulaminu.
10. Decyzję o wszczęciu postępowania podejmuje Dyrektor.
Zasady dotyczące przygotowania i prowadzenia postępowania
§ 8.
1. Zamówienia publicznego udziela się wyłącznie w trybie i na zasadach określonych w ustawie.
2. Podstawowymi trybami udzielania zamówienia publicznego są przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. Zamówienie może być udzielone w innym trybie wyłącznie w okolicznościach określonych ustawą.
3. Postępowanie musi być wszczęte i prowadzone w sposób zapewniający zachowanie zasad udzielania zamówień określonych ustawą.
Środki ochrony prawnej
§ 9.

W przypadku wniesienia odwołania czy skargi do sądu, Zamawiający będzie postępował zgodnie z przepisami określonymi w Dziale VI ustawy – Środki ochrony prawnej.

Zakończenie postępowania
§ 10.

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego kończy się wyborem oferty wykonawcy z którym zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego, wynegocjowaniem postanowień takiej umowy ( w przypadku trybu z wolnej ręki) lub unieważnieniem postępowania.

Dokumentowanie postępowań
§ 11.

1. W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia sporządza się pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie
ze wzorem określonym przez Prezesa Rady Ministrów, w drodze rozporządzenia.
2. Zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres minimum
4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku postępowań współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej okres ten określony jest w odrębnych przepisach.
3. Zamawiający poprzez komórkę organizacyjną do tego powołaną ( Wydział NH) sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach
i zgodnie z ustawą przekazuje je Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych.
4. Dokumenty o których mowa wyżej przechowywane są Wydziale NH, następnie podlegają archiwizacji na zasadach określonych w Instrukcji Archiwalnej obowiązującej w ZDMiKP.

Załączniki

Załącznikami do niniejszego Regulaminu są:

  •  informacja o planowanych zamówieniach jako załącznik Nr 1
  •  plan zamówień publicznych jako załącznik Nr 2
  •  wniosek o dokonanie zmian w planie zamówień publicznych jako załącznik Nr 3
  •  sprawozdanie z realizacji planu zamówień publicznych jako załącznik Nr 4
  •  wniosek o skierowanie sprawy udzielenia zamówienia publicznego do komisji przetargowej, dla którego zachodzi obowiązek stosowania przepisów ustawy
  •  z dnia 29 stycznia 2004rPrawo zamówień publicznych jako załącznik Nr 5
  •  rejestr wniosków o skierowanie sprawy udzielenia zamówienia publicznego do komisji przetargowej jako załącznik Nr 6
  •  decyzja Dyrektora w sprawie powołania Komisji Przetargowej jako załącznik Nr 7
  •  decyzja Dyrektora o zmianie składu Komisji Przetargowej jako załącznik Nr 7a
  •  regulamin Pracy Komisji Przetargowej jako załącznik Nr 8
  •  wniosek o zasięgnięcie opinii jako załącznik Nr 9